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HEEDS développe depuis 2005 une application métier 100% web destinée aux organisateurs de spectacles (salles de concerts, théâtres, festivals, centres culturels, services culturels, etc.).
Elle accompagne aujourd’hui près de 180 projets et rassemble une communauté de 2 000 utilisateurs actifs en France et en Europe francophone. Dans ce contexte, HEEDS recherche un-e assistant-e d’administration.
Mission
Assister le directeur dans les tâches administratives, comptables et RH.
Environnement de travail
• Petite équipe dynamique de 6 personnes
• Bureaux partagés dans Lyon (2e arr.) – métro Ampère
Administration commerciale
• Suivi des contrats entre HEEDS et ses clients
• Facturation
• Relances impayés
• Relations collectivités
Administration des formations
• Transmission des devis et programmes aux clients
• Facturation
• Relations avec les OPCA
• Bilans pédagogiques et financiers
Relations avec la banque
• Encaissement des chèques
• Suivi des règlements de factures de ventes
• Paiements des factures fournisseurs
• Mises-en place et lancement des prélèvements
Relations avec le comptable
• Centralisation et transmissions des notes de frais
• Centralisation et transmissions des factures fournisseurs
• Transmission des factures de vente
Relations avec la paie
• Suivi et transmission au prestataire de paie, des heures sup, congés et arrêts maladie
• Virements des salaires
• Transmission des bulletins de paie aux salariés
Divers
• Accueil téléphonique
• Commandes fournisseurs de petits matériel
• Compte rendu de réunions
• Missions administratives diverses suivant les nécessités du service
Cursus
• Diplôme universitaire en lien avec les missions demandées.
• Niveau Bac +2
Qualifications/savoir-faire
• Aisance rédactionnelle
• Très à l’aise avec l’informatique (PC et MAC)
• Maîtrise des outils et logiciels usuels (Word, Excel, formulaires en ligne)
Savoir-être
• Réelle aisance relationnelle
• Capacité d’adaptation
• Dynamique, curieux-se et organisé-e
• Discrétion
• Secret professionnel
• Bonne maîtrise de l’orthographe
• CDI
• Prise de poste dès que possible
• Prise en charge de 50% des frais de transport en commun domicile-travail
• Salaire selon expérience
• Mutuelle d’entreprise
• Durée : 24 heures hebdo