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La fonction de ce poste est d’assurer, sous la responsabilité de l’assistante administrative et de l’administrateur, la saisie comptable et le secrétariat de la Régie SMAC Les Abattoirs.
SECRETARIAT
– Réception/ distribution et envoi du courrier ;
– Accueil téléphonique et physique des usagers ;
– Photocopies/ Scan de documents ;
– Rédaction de courriers, comptes-rendus des réunions d’équipe ;
– Participation à la rédaction des bilans d’activités mise en page et édition finale ;
– Archivage/ Classement des documents administratifs ;
– Editions et relecture de documents (courriers, bilans, comptes rendus, support de communication …) ;
– Préparation des dossiers CA et suivi des retours de Sous-Préfecture ;
– Autres petits secrétariats pour la Direction, l’administrateur et le coordinateur pédagogique
– Réception et archivage des candidatures de stage.
– Gestion de la messagerie électronique d’accueil (contact lesabattoirs.fr) ;
– Rédaction des bordereaux salaires intermittent pour le mandataire social
– Rédaction et suivi des décisions et mise à jour de la liste des décisions
– Mise à jour des tableaux de bord pour le suivi des contrats et conventions en lien avec la
chargée de production
– Préparation des parapheurs à la signature du Président et/ ou du Directeur
– Archivage actes administratif via la dématérialisation Hélios
COMPTABILITE
– Rédaction des bons de commandes
– Suivi des bons de commande et factures (envoi - archivage - code tiers - facturation)
– Suivi et archivage des mandats de paiement
– Relations fournisseurs – partenaires
– Préparation et suivi de la Régie d’avances
– Mise à jour du suivi des dépenses
– Etablit les factures
– Met à jour les tableaux analytiques de la régie d’avances
– Gestion d’Hélios
BILLETTERIE : en lien avec la régisseuse de recette et chargée de billetterie
– Vente de billets / encaissement en semaine et soir de concert
– Préparation des dépôts des encaissements
– Vérification fonds de caisse et ventes
AUTRES
– Gestion et commande des fournitures administratives ;
– Aide ponctuelle pour le service au bar et à la billetterie (vente et/ ou déchirage) les soirs de concerts.
RELATIONS FONCTIONNELLES
* au sein de la structure : avec le secteur administratif
* au sein de la collectivité : services de la CAPI et du Trésor Public
* à l’extérieur : fournisseurs, prestataires
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Savoirs :
– Formation supérieure et/ ou expérience confirmée dans la comptabilité publique
– connaissances sur l’administration de production dans le secteur des Musiques Actuelles ;
– Pratique usuelle des outils informatiques exigée (CHORUS, CIRIL, Excel, Word, HEEDS, …)
– Titulaire du permis B exigé ;
– Connaître les enjeux : des musiques actuelles, de ses réseaux, du développement du territoire ;
– Bonne connaissance du spectacle vivant ;
– Connaissances comptabilité publique ;
Savoir-faire :
– Un sens de l’organisation et de la méthode
– Un sens de la coordination
– Un sens de l’initiative
– Intérêt pour le spectacle vivant des musiques actuelles et le développement des projets artistiques et culturels de la structure,
– Le sens du travail en équipe
– Autonomie, capacité d’organiser son travail seule et en équipe
– Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples
– Capacité rédactionnelle
– Capacité d’analyse
Savoir être
– Etre au service du projet de la structure
– Etre autonome et organisée
– Etre disponible
– Respecter le droit de réserve et les prérogatives de la hiérarchie
– Avoir le sens du contact humain
– Faire preuve d’ouverture d’esprit
– Responsable et réactive
CONTRAINTES DU POSTE
– Travail en soirée et sur les week-end et jours fériés en fonction de l’activité de la structure.