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Quai M est une Scène de Musiques Actuelles de l’agglomération de la Roche-sur-Yon et ouvrira ses portes au public le 09 septembre 2022. Sa gestion et son exploitation sont assurées par l’association Fuzz Yon (composée de 15,5 salariés à temps plein et un réseau de bénévoles actifs). Cet équipement majeur pour la Vendée et les Pays de la Loire dispose de 2 salles de concerts (874 places et 198 places) et de 5 studios de répétition. Il dispose aussi de deux bars dont le service est assuré par les bénévoles de l’association (sous la responsabilité d’un régisseur de bar le jour des évènements) ainsi qu’un service de restauration internalisé pour les professionnels et bénévoles.
Quai M proposera ainsi dans et hors ses murs : environ 60 spectacles par saison pour près de 70 représentations (musique, jeune public, cinéma…), de nombreuses résidences de création (entre 60 et 100 jours prévus), un pôle de médiation culturelle unique dans le réseau des scènes de musiques actuelles ainsi qu’un volet d’actions culturelles et artistiques qui se déploiera à l’échelle du département.
Pour répondre au volume d’activités, l’assistant de production en charge de l’accueil artistes et de la coordination bénévoles participe à la mise en oeuvre des moyens administratifs, logistiques et humains nécessaires à l’accueil des concerts, résidences et autres temps forts portés au sein de Quai M ou à l’extérieur.
Sous la responsabilité du responsable de production/directeur adjoint, l’attaché-e à la production sera rattaché-e au service production. Et travaillera avec les services technique, administratif, médiation culturelle et communication de l’association.
Mission Globale : Assiste le responsable du service production, pour les activités de diffusion, de mise à disposition des salles, de soutien à la création et d’accompagnement scénique au Quai M, il/elle aura à sa charge :
Mission n°1 :
Préparation de l’accueil des équipes artistiques, techniques et bénévoles sur les concerts,
résidences et/ou évènements :
– La gestion des hébergements
– La coordination de la restauration
– L’anticipation des demandes spécifiques (run aéroport, vendeur.euse au merchandising, …)
– La préparation des feuilles de routes en lien étroit avec les services production et technique
– L’achat et la gestion des commandes et approvisionnements relatifs aux riders et des équipes Quai M dans le respect des enveloppes budgétaires attribuées
– L’alimentation de l’outil de gestion interne des activités (Venue Manager) et de toutes les bases de données (ex : loges, hôtellerie, restauration, invitations, bénévoles présents, etc…
Mission n°2 :
L’accueil des équipes le jour de l’évènement :
– La mise en place, le rangement et le nettoyage des loges
– La participation au déchargement des équipes artistiques avec les équipes techniques
– Les déclarations SACEM et autres justificatifs administratifs
– Le traitement des demandes concernant toutes les questions non techniques
– Les runs (transports) éventuels des artistes et intervenants extérieurs
– La mise en lien entre l’équipe artistique et pour les demandes d’interviews
Mission n°3
L’animation et la coordination des bénévoles intervenant lors les évènements :
– La mobilisation du réseau bénévoles : gestion de fichiers, réunions d’informations, accueil
– L’organisation des plannings selon les besoins des évènements (service au bar, relations aux publics, …)
– La veille informative et intégration des mises à jour des données bénévoles dans les bases de données
– L’organisation de temps conviviaux dédiés à la dynamique bénévoles
Missions secondaires :
– Participer aux réunions de coordination du service production
– Participer aux réunions d’équipes
Compétences requises pour le poste :
o Bonne culture générale des musiques actuelles.
o Connaissance du fonctionnement du secteur du spectacle vivant des musiques actuelles.
o Très bonne connaissance des métiers de l’accueil
o Anglais courant indispensable
o Très bonne maîtrise du pack office (traitement de texte, tableur,…), internet et mails
o Maîtriser les coûts de production
o Bonne capacité rédactionnelle et relationnelle
o Dispositions pour l’accueil d’artiste
o Dynamique, volontaire, autonome et rigoureux.se
o Capacité à s’adapter à différents types d’interlocuteurs (publics, privés, associatifs) : diplomatie, réactivité, recherche de solutions face aux imprévus,…
o Résultats attendus (critères d’évaluation) :
– satisfaction des équipes (artistes, techniciens, professionnels et bénévoles accueillis)
– maîtrise du cadre prévisionnel hors imprévus (réservations hôtelleries, nombre de repas, enveloppe budgétaire pour l’accueil)
– ponctualité dans les horaires de travail,
– respect des délais,
– souplesse face aux imprévus
Conditions d’accès au poste :
– BAC+2min
– Anglais courant indispensable
– Expérience significative dans le domaine de l’accueil d’artistes/évènementiel ainsi que le secteur associatif
– Permis B
Conditions de Travail :
Poste en CDI temps plein annualisé (1582h)
Horaires de travail en décalés, travail de nuit, samedi dimanche et jours fériés.
Groupe 6 de la CCNEAC - salaire selon expérience
Avantage sociaux : Chèque déjeuner, mutuelle, FNAS
Ordinateur portable mis à disposition
_ Prise de poste le 16 août 2022 (non négociable)
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) avec pour objet
« Candidature ATTACHÉ·E DE PRODUCTION COORDINATION BÉNÉVOLES »
à Mr Le Président à l’adresse électronique : candidature quaim.fr
avant le 31/05/2021. Entretien le 13 juin 2022