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Champ d’activité
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de production, il.elle assure le bon fonctionnement du service de productions déléguées au sein de l’entreprise BAAM productions. Il.elle se positionne pour cela comme l’interlocuteur privilégié pour les demandes entrantes des clients, réalise les opérations administratives nécessaires ainsi qu’un suivi budgétaire précis et personnalisé.
En charge des artistes hors catalogue, l’attaché.e d’administration est amené.e à développer le service en élargissant à la fois la clientèle et le champ des services proposés (démarches administratives, suivi, logistique, production…).
Missions
> 60 % : L’attaché.e d’administration en charge du service de production déléguée :
– reçoit, analyse et priorise les demandes entrantes des clients ;
– en lien avec les intéressés, établit les devis et contrats de cession des spectacles ou prestations ;
– établit les factures liées aux prestations vendues ;
– assure le suivi des signatures des documents et des paiements d’acomptes et de soldes ;
– prépare les embauches (dpae, contrats) et les opérations de paie (engagements) ;
– réalise des simulations et répartitions de paie en fonction des budgets alloués à chaque projet ;
– est responsable du suivi des budgets liés à chaque projet (matrices dédiées) ;
– réalise un reporting et les vérifications nécessaires selon un rythme mensuel avec la responsable de production.
Il.elle peut être amené.e, dans le cadre du développement de l’activité à :
– démarcher de nouveaux clients potentiels ;
– réaliser des feuilles de route, des réservations de véhicules, des achats de billets de train ou d’avion pour des équipes en déplacement, des demandes de devis pour la location de matériel spécifique, des commandes de repas ou tout autre action de soutien logistique à la tournée.
> 20 % : L’attaché.e d’administration en charge du service de production déléguée a également à sa charge les conventions d’action culturelle, pour lesquelles il.elle :
– établit les éléments contractuels de cadrage des actions, généralement en début d’année ou de saison ;
– prépare les embauches (dpae, contrats) et les opérations de paie (engagements) ;
– assure le suivi des heures réalisées par les artistes concernés ;
– assure la facturation des clients et le suivi des paiements ;
– est responsable du suivi des budgets liés à chacune des conventions en cours.
> 20 % : Renfort administratif : l’attaché.e d’administration en charge du service de production déléguée pourra être amené.e à effectuer des tâches administratives (enregistrements comptables, suivi de facturation et paiements, etc…).
Environnement de travail
L’attaché.e d’administration en charge des productions déléguées sera amené.e à travailler sur PC (suite Microsoft 365) et à utiliser des logiciels métier (Orfeo, INEXWEB, Spaiectacle…).
Travail en openspace
Relations clientèle
Profil recherché
Savoir faire
– Bonne maîtrise du cadre juridique du secteur (intermittence, TVA, contractualisation…) et capacité à l’expliciter auprès des clients
– Maîtrise des outils informatiques courants (suite Microsoft)
– Capacité à prendre en main des outils informatique métier (Orféo, Spaie, INEXWEB)
Savoir être
– Excellent relationnel client et capacité à développer une démarche commerciale
– Sens de l’organisation et des priorités ;
– Autonomie, dynamisme et réactivité ;
– Intérêt certain pour le secteur culturel et musical ;
Organisation
Date de démarrage du contrat : dès que possible
Durée : 1 an renouvelable
Type de contrat : CDD ou CDDU
Rémunération : selon profil
Temps de travail : 3 jours par semaine
Rythme : semaine de 4 jours dans l’entreprise
Lieu principal d’exercice : 67 bis rue de Marseille 69007 Lyon
Télétravail : selon l’autonomie de la personne et les missions en cours, une partie des missions pourra être effectuée en télétravail
Dépôt des candidatures
Merci d’envoyer votre candidature complète (CV + lettre de motivation) avant le 19/02
Calendrier prévisionnel pour le recrutement : envoi des convocations le 22/02 pour des entretiens les 29/02 et 05/03.
A l’attention de M. David Maigrot, associé-directeur de la production déléguée
À l’adresse suivante : recrutement baam.productions (oui, oui, l’adresse est bien complète) / Merci de préciser dans l’objet l’intitulé de poste (plusieurs recrutements en cours)