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MISSIONS
Gestion financière et comptable – 50%
• Paiement des factures fournisseurs.
• Suivi des encaissements : devis, factures, dépôt sur Chorus Pro, recettes billetterie/bar.
• Préparation des documents pour la comptabilité externalisée.
• Contribution à la gestion de financements parallèles (dossier emplois aidés, prospection sur de nouveaux dispositifs)
Gestion administrative et des ressources humaines – 30%
• Réalisation de certains contrats d’engagement.
• Mise en œuvre du plan annuel de formation en lien avec les besoins déterminés par la direction.
• Suivi des plannings des salarié.e.s.
• Mise à jour des dossiers salarié.e.s.
• Suivi des stocks de fournitures de bureau (rangement, inventaire, recensement des besoins, commandes etc).
• Mise en place et suivi des conventions partenaires (dont Minuit avant la Nuit) et de mécénat (factures, reçus, conventions etc).
• Suivi et mise à jour de la base adhérents.
• Classement des données associatives.
Secrétariat – 15%
• Soutien à de la communication institutionnelle : envois postaux, productions de courriers divers.
• Soutien à l’organisation de la communication interne : compte rendus ponctuels de réunions, planification du dialogue social, rédaction de notes internes.
• Soutien à l’organisation des déplacements de la direction (gestion des réservations etc) et des temps collectifs (prospections, réservation d’hébergements, restauration etc).
Participation à la vie de la structure – 5%
• Participation aux temps collectifs et ponctuellement aux événements de La Lune des Pirates (exploitation du festival Minuit avant la Nuit, temps associatifs, etc).
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir
• Avoir des notions concernant le fonctionnement d’une structure culturelle.
• Avoir des notions sur le fonctionnement d’une association.
Savoir faire
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office ou équivalent).
• Notions en gestion administrative, comptable et RH.
• Connaissance ou pratique d’un logiciel de paie (idéalement sPAIEctacle).
• Excellente expression écrite et maîtrise des courriers professionnels.
• Rigueur dans l’organisation des documents, tableaux et archives.
• Compétences en droit social ou mécénat (appréciées).
Savoir être
• Rigueur, fiabilité et sens des priorités.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Polyvalence, autonomie et esprit d’initiative.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.
• Adaptabilité et sens du service.
PROFIL RECHERCHÉ
• Formation en administration, gestion, secrétariat (BAC+2 apprécié mais non obligatoire selon expérience).
• Expérience souhaitée dans un poste administratif, idéalement dans le secteur culturel, associatif ou en PME (minimum 2 ans)
• À l’aise avec les outils numériques et l’apprentissage de nouveaux logiciels.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec échéances régulières.